Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Esta política describe cómo COGNIKAS SAC (en adelante, “Cognikas”) trata los datos personales, conforme a la Ley N.º 29733 — Ley de Protección de Datos Personales — y su Reglamento aprobado por D.S. N.º 016-2024-JUS, vigente desde el 30 de marzo de 2025.

1. Quién es el responsable del tratamiento

Esa misma dirección sirve para revocar el consentimiento y para ejercer cualquiera de los derechos de la sección 10.

2. Alcance: dos situaciones distintas

Cognikas trata datos personales en dos posiciones jurídicas diferentes, y conviene no confundirlas:

• Este sitio y nuestros canales comerciales — cognikas.com, WhatsApp, correo y el demo de agente publicado en /agenti. Aquí Cognikas es responsable del tratamiento y esta política aplica íntegramente.
• La plataforma operada para clientes — cuando un cliente contrata Cognikas Cloud o Cognikas Agenti y sus agentes conversan con los usuarios finales del cliente, el responsable es el cliente y Cognikas actúa como encargado del tratamiento por su cuenta y bajo sus instrucciones. Esa relación se rige por el acuerdo de tratamiento de datos (DPA) suscrito con el cliente, no por esta política. Si usted conversó con un agente de una empresa que usa Cognikas, sus derechos se ejercen ante esa empresa; si nos escribe, trasladamos la solicitud.

3. Qué datos tratamos y de dónde salen

No solicitamos datos sensibles en ninguno de estos canales y le pedimos no incluirlos en sus mensajes. No dirigimos este sitio a menores de edad ni recopilamos sus datos de forma consciente.

4. Para qué los tratamos

• Responder su consulta y sostener la conversación comercial.
• Preparar y remitir propuestas, cotizaciones y documentación técnica.
• Ejecutar y administrar la relación contractual, si llega a existir.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias y contables.
• Medir de forma agregada qué contenidos del sitio resultan útiles.

Cualquier tratamiento que exceda estas finalidades es un uso adicional, se consiente por separado y se puede rechazar sin consecuencia alguna sobre lo anterior. Está detallado en la Política de Usos Adicionales.

5. Carácter facultativo y consecuencias de no darlos

Entregar sus datos es facultativo. La única consecuencia de no hacerlo es que no podremos responderle ni avanzar una propuesta, porque no tendríamos por dónde contactarlo. No hay ninguna otra consecuencia, y negarse no habilita ningún trato distinto.

6. Banco de datos y plazo de conservación

Los datos se almacenan en el banco de datos personales “Prospectos y clientes”, de titularidad de Cognikas, alojado en la infraestructura descrita en la sección 8.

Conservamos los datos de contacto mientras exista una conversación comercial activa o una relación contractual vigente y, terminada esta, por el plazo que exijan las obligaciones legales, tributarias y de defensa de eventuales reclamos. Vencido ese plazo, se suprimen o se someten al procedimiento de disociación. En cualquier momento antes de eso, usted puede pedir su supresión (sección 10).

7. Decisiones automatizadas

Cognikas construye agentes conversacionales, de modo que corresponde ser explícitos: el demo publicado en /agenti genera respuestas de forma automatizada. Ninguna de esas respuestas produce por sí sola efectos jurídicos sobre usted ni decide sobre su contratación, su crédito ni ninguna otra materia que lo afecte de manera significativa. Toda decisión comercial con efecto real la toma una persona.

Usted tiene derecho a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que le produzcan efectos jurídicos, discriminación o un impacto significativo, y a que se le informe cuando sus datos formen parte de un proceso decisorio en el que no participa.

8. Quiénes reciben los datos (subprocesadores)

No vendemos ni cedemos datos personales. Los comunicamos únicamente a los proveedores que hacen posible la operación, que actúan como encargados bajo contrato y solo por nuestras instrucciones. La lista es versionada y notificable: todo cambio se comunica a los clientes con 30 días de anticipación y con derecho a objeción.

Los acuerdos de tratamiento de datos (DPA) y el cuestionario de seguridad están disponibles a solicitud: agenti@cognikas.com.

9. Transferencias y flujo transfronterizo

Algunos de esos proveedores operan fuera del Perú, según la columna “Región” de la tabla anterior. Cuando el país de destino no cuenta con una declaración de nivel adecuado de protección emitida por la autoridad peruana, la transferencia se ampara en garantías contractuales que imponen al receptor obligaciones equivalentes a las que nos vinculan a nosotros y respetan las condiciones bajo las que usted consintió. Para los proveedores de modelos de lenguaje rigen además acuerdos de zero retention. Para clientes de la plataforma, la residencia de los datos es configurable por contrato.

10. Sus derechos

Usted puede ejercer los siguientes derechos escribiendo a agenti@cognikas.com, adjuntando copia de su documento de identidad para acreditar quién es y describiendo qué pide. El procedimiento es gratuito y no cobramos tarifa alguna por atenderlo.

• Información — saber si tratamos sus datos y bajo qué condiciones.
• Acceso — obtener sus datos, cómo se recopilaron, por qué, a solicitud de quién y qué transferencias se hicieron o se prevén.
• Portabilidad — recibir en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica los datos que usted nos facilitó, y pedir que se transmitan a otro responsable cuando sea técnicamente posible.
• Actualización, rectificación e inclusión — corregir lo inexacto o completar lo que falte.
• Supresión o cancelación — eliminar sus datos cuando dejaron de ser necesarios, venció el plazo de tratamiento o usted revocó su consentimiento.
• Oposición — oponerse al tratamiento por motivos fundados relativos a su situación personal, y en cualquier momento y sin motivación cuando se trate de publicidad o prospección comercial.
• Tratamiento objetivo — no ser objeto de decisiones automatizadas con efecto significativo, en los términos de la sección 7.
• Revocación del consentimiento — en cualquier momento, sin justificación previa y sin efectos retroactivos.

Plazos de respuesta

Los plazos son los del artículo 69 del Reglamento y se cuentan en días hábiles desde el día siguiente a la presentación de la solicitud:

Si la solicitud está incompleta se lo haremos saber para que la subsane. Si la denegamos total o parcialmente, la respuesta será motivada.

11. Seguridad e incidentes

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos —control de acceso, cifrado en tránsito y en reposo, respaldo y registro de actividad—, descritas con más detalle en Seguridad. Ante un incidente de seguridad que exponga volúmenes significativos de datos, afecte a un número elevado de personas, involucre datos sensibles o cause un perjuicio evidente a sus derechos, notificamos a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales dentro de las 48 horas de tomado conocimiento.

12. Reclamo ante la autoridad

Si considera que no atendimos correctamente su solicitud, puede iniciar un procedimiento de tutela ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, a cargo de la Dirección General de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. Acudir a nosotros primero no es requisito para reclamar ante la autoridad, pero suele ser más rápido.

13. Cambios a esta política

Publicaremos aquí cualquier cambio junto con su fecha de actualización, y la versión publicada en esta dirección es la vigente. Un cambio en las finalidades del tratamiento no se aplica retroactivamente: requiere su consentimiento para las finalidades nuevas.